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Nicht selten sind die Passbehörden und Bürgerämter dafür bekannt, dass mit längeren Wartezeiten zu rechnen ist. Daher bieten zahlreiche Kommunalbehörden die Möglichkeit, einen individuellen Termin beim Bürgeramt zu vereinbaren. Das System der Online-Vereinbarung findet sich oft in größeren Städten. Ebenso ist es möglich, einen Termin telefonisch, per Email oder per Fax zu vereinbaren. Ohne Termin ist es allerdings ratsam, insbesondere zu Beginn der Vormittagssprechzeiten zum Bürgeramt zu gehen. Mittags und nachmittags ist oft mit vergleichsweise längeren Wartezeiten zu rechnen. Darüber hinaus kann geraten werden, dass man Brückentage vermeidet, da besonders Berufstätige hier die Zeit für Behördengänge nutzen.